Apa itu Change Management?

Perubahan bisnis dan lingkungannya dengan begitu cepat harus diiringi pula dengan manuver-manuver jitu jika tidak ingin terlindas atau kalah dari kompetisi. Perubahan ini tidak hanya berdampak terhadap sistem, tapi juga pelaksana sistem itu sendiri, yaitu Manusia. Yang selanjutnya menjadi masalah adalah elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar. Istilahnya adalah Status Quo. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah pendekatan agar Manusia, sebagai elemen paling penting, memiliki pandangan yang positif terhadap perubahan, bahkan siap menjadi bagian di dalamnya. Pendekatan ini disebut Change Management atau Manajemen Perubahan.

Secara definisi, Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang diinginkan.

Komponen yang harus ada di dalam Change Management adalah :

1.       Motivating Change

Mendorong kesiapan untuk berubah dan mengatasi setiap penolakan terhadapnya.

2.       Creating a Vision

Merumuskan arah perubahan yang diharapkan.

3.       Developing Political Support

Mempersiapkan para Agen Perubah (Change Agent), termasuk para informal leader. 

4.       Managing the Transition

Menyusun rencana aktivitas, membangun komitmen dan struktur komite.

5.       Sustaining Momentum

Mempersiapkan infrastruktur perubahan, membangun sistem pendukung bagi para Agen Perubah, membangun kompetensi dan keahlian baru, dan mengapresiasi kemajuan sekecil apapun.

Bila salah satu komponen di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka beresiko terhadap keberhasilan perubahan itu sendiri, seperti :

Langkah 1 tidak dijalankan / cukup seadanya = Status Quo akan terjaga di titik ekstrim.

Langkah 2 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan terjadi dengan arah yang tidak jelas dan terjadi kebingungan.

Langkah 3 tidak dijalankan / cukup seadanya = Akan terjadi sabotase.

Langkah 4 tidak dijalankan / cukup seadanya = Fungsi-fungsi di dalam organisasi akan sulit beroperasi.

Langkah 5 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan tidak akan mencapai titik yang diharapkan.

Dengan demikian, perubahan apapun, kebijakan, lokasi, waktu kerja, dst. harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan serta dimonitor dengan baik dan hati-hati.

Sumber :

Managing Change Handout

http://en.wikipedia.org/wiki/Change_management

Apa itu Job Evaluation?

Seiring dengan berkembangnya organisasi, kebutuhan akan posisi  atau suatu jabatan semakin bertambah. Diperlukan sebuah cara untuk mengelola jabatan-jabatan  tersebut akan tidak tumpang tindih satu sama lain. Cara ini biasa disebut Job Evaluation, yaitu sebuah proses menilai tingkat kepentingan / urutan relatif sebuah pekerjaan di dalam sebuah organisasi secara terstruktur dan sistematis.

Tujuan Job Evaluation adalah :

1.       Memperjelas dalam penentuan hubungan internal antar jabatan

2.       Perencanaan sumber daya manusia (man power plan)

3.       Seleksi karyawan

4.       Pelatihan dan pengembangan SDM

5.       Menghasilkan konsistensi sistem kompensasi internal & eksternal dan pedoman remunerasi yang adil dan tepat

6.       Dasar yang adil untuk promosi, mutasi, maupun demosi

7.       Peninjauan dan restrukturisasi organisasi

Beberapa metode Job Evaluation :

1.       Non Quantitative

a.       Ranking

Mengurutkan seluruh jabatan dari yang paling penting sampai paling tidak penting.

b.       Paired Comparison

Membandingkan antara 1 jabatan dengan jabatan lainnya satu per satu lalu diberikan turus. Jabatan yang paling banyak turusnya merupakan jabatan dengan peringkat tertinggi.

c.        Slotting

Membandingkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah ada, lalu memasukkannya ke dalam kelompok yang paling sesuai.

d.       Classification

Mengelompokkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah dilengkapi dengan deskripsinya masing-masing.

2.       Quantitative

-          Point Factor

Mengelompokkan jabatan ke dalam faktor-faktor dan diberikan nilai sesuai dengan bobot yang ditentukan.

Beberapa lembaga mengembangkan metode Quantitative yang berbeda, yaitu :

Quantitative dan Non Quantitative memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri, yaitu :

Sumber :

Human Resource Officer Development Program (HRODP)

http://www.ehow.com/facts_5209729_methods-job-evaluation.html

Apa itu Job Description?

Setelah melakukan Analisa Jabatan, salah satu hasil yang bisa diperoleh adalah Job Description. Sebuah informasi tentang pekerjaan, mulai dari cakupan kerja, tugas, wewenang, melapor kepada siapa, kompetensinya apa, dan lainnya. Singkatnya, Job Description adalah sebuah daftar yang digunakan seseorang untuk mengetahui tugas, fungsi, atau tanggung jawab posisi tertentu.

Job desc memiliki beberapa komponen, yaitu :

1.       Job Information

Berisi judul jabatan dan identitas jabatan.

2.       Primary job role

Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.

3.       Dimention

Menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada di bawah pengawasannya.

Mencakup beberapa indikator sbb :

·         Pengaruh cakupan geografis

·         Target keuangan

·         Jajaran produk yang dikelola

·         Segmen pelanggan yang dikelola

·         Bawahan yang dikelola

4.       Key accountabilities

·         Elemen ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.

·         Identifikasikan 6-8 tanggung jawab utama yang berkontribusi terhadap kepentingan organisasi, meliputi :

o    Keuangan

o    Pelanggan

o    Internal Bisnis Proses

o    Pengembangan Organisasi dan Proses Pembelajaran

5.       Performance measurement

Berisi hasil kuantitatif dan kualitatif Tanggung Jawab Utama.

Syarat penulisan :

·         Adanya skala pengukuran yang jelas

·         Menggunakan kata benda

6.       Reporting relationship

Mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.

7.       Knowledge & Skill

Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan. Bukan menggambarkan apa yang dimiliki pemegang jabatan saat ini.

8.       Relationship

Menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh pemegang jabatan.

9.       Decision making

Kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.

Ada 3 bidang keputusan :

·         Keputusan strategis

·         Keputusan operasional

·         Keputusan SDM

Sumber :

http://indosdm.com/elemen-elemen-job-description

http://en.wikipedia.org/wiki/Job_description

Apa itu S-I-P-O-C?

Ketika melakukan Analisa Jabatan, pertama kali kita harus memahami bisnis proses yang terjadi. Sejumlah pendekatan dapat digunakan, salah satunya yang paling populer adalah SIPOC.

SIPOC yang merupakan singkatan dari Supplier-Input-Process-Output-Customer ini masuk ke dalam teori Six Sigma, suatu metode untuk mendapatkan suatu hasil yang maksimal dengan cara meminimalkan defect atau kesalahan.

Maksud dan tujuan penggunaan SIPOC adalah bahwa untuk mendapatkan hasil terbaik, maka semua pihak yang terlibat harus dikontrol, mulai dari Pemasok (supplier) sampai dengan Konsumen (Customer). Berbeda dengan pendekatan sebelumnya yang hanya mementingkan IPO (Input-Process-Output), saat ini sangat perlu juga untuk mendapatkan supplier terbaik dan menjual kepada customer yang prospektif.

Contoh penggunaan SIPOC :

Bisnis     : Donat Keliling.

S              : Produsen Tepung Terigu, Produsen Gula, Produsen Minyak Goreng, dst.

I               : Tepung Terigu, Gula, Minyak Goreng, dst.

P              : - Membuat adonan

                  - Menyiapkan alat memasak

                  - Menggoreng donat

                  - Dst.

O             : Donat Gula, Donat Meises, Donat Keju, dst.

C              : - Anak-anak SDN 02 Leuwipanjang yang baru pulang sekolah

                  - Ibu-ibu yang sedang menunggu anaknya pulang sekolah

Bila pengusaha tidak memperhatikan darimana Input yang dibeli, atau asal membeli Terigu asalkan murah, tanpa memperhatikan kualitas dan prosesnya, maka Proses dan Output yang dihasilkan akan terganggu. Misal, donat menjadi tidak mengembang, rasa tidak enak, cepat basi, sehingga pada akhirnya Customer hanya membeli sedikit atau bahkan tidak membeli sama sekali.

Jadi, SIPOC selain membantu dalam menganalisa proses yang terjadi, juga berfungsi untuk mengawasi kualitas yang dihasilkan setiap bagian, agar diperoleh hasil yang diharapkan.

Sumber :

Astra Management System (AMS)

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

http://en.wikipedia.org/wiki/SIPOC

Apa itu Analisa Jabatan?

Di dalam sebuah organisasi, terdapat sejumlah jabatan yang merupakan sebuah kumpulan dari sejumlah proses-proses kecil di dalamnya. Untuk mendapatkan sebuah jabatan yang efektif dan efisien, para praktisi organisasi biasa melakukan metode yang disebut Analisa Jabatan atau Job Analysis.

Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita lihat apa definisi Jabatan.

Jabatan adalah sebuah pola Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab yang bisa diselesaikan oleh seseorang.

Sedangkan, Analisa Jabatan adalah metode untuk mengumpulkan, mengevaluasi, dan menyusun informasi tentang pekerjaan.

Jadi, secara urutan, Analisa Jabatan dilakukan terlebih dahulu, baru mendapatkan sebuah Jabatan. Atau, bila ingin melakukan review terhadap sebuah Jabatan, maka dilakukanlah Analisa Jabatan.

Ada beberapa manfaat Analisa Jabatan, yaitu :

1.       Mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan.

2.       Menghilangkan syarat kerja yang diskriminatif.

3.       Menemukan elemen kerja yang dapat meningkatkan kualitas hidup.

4.       Merencanakan masa depan kebutuhan SDM.

5.       Mencocokkan pelamar kerja dengan lowongan kerja.

6.       Menentukan kebutuhan pelatihan untuk karyawan.

7.       Menyusun rencana pengembangan karyawan yang berprestasi.

8.       Mengatur standar kerja yang realistis.

9.       Menempatkan karyawan di pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan mereka.

10.    Membalas jasa karyawan secara adil.

Lalu, tahapan umum dalam melakukan Analisa Jabatan adalah :

1.       Persiapan.

Pahami proses yang (akan) dijalankan oleh pemegang jabatan tersebut. Jelaskan tujuan proses Analisa Jabatan kepada pemegang jabatan.

2.       Identifikasi Pekerjaan.

Buat daftar jabatan yang akan dianalisa.

3.       Pembuatan Kuesioner.

Secara umum berisi :

a.        Status dan Identifikasi.

b.       Tugas dan Tanggung Jawab.

c.        Karakteristik manusia & Kondisi kerja.

d.       Standar Kerja.

4.       Pengambilan Data.

Gunakan metode yang cocok.

Terakhir, hasil Analisa Jabatan dapat berbentuk 3 hal, yaitu :

1.       Job Description, sebuah pernyataan tentang tugas, kondisi kerja, aspek lain dari sebuah pekerjaan.                

2.       Job Specification, sebuah pernyataan tentang skill apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

3.       Job Performance Standard, sebuah pernyataan tentang target kerja dan ukuran kerja.

Sumber :

Werther & Davis. 1996. Human Resource and Personnel Management.

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

Apa itu General Affair?

Sebuah kantor biasanya memiliki seperangkat peralatan dan aset yang berharga. Terlepas bisnis apa yang dijalani, beragam hal ini haruslah dijaga dan dipelihara. Maka dari itu, dibentuklah sebuah fungsi yang disebut dengan General Affair atau Bagian Umum.

Tidak ada definisi General Affair yang pasti, karena menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Ilmu yang mempelajari bagian ini adalah Manajemen Perkantoran.

Dari beberapa literatur, ada beberapa aspek yang mencakup General Affair yaitu :

1.       Building management (Elektrikal, Mekanikal).

2.       Pelaksanaan Keamanan dan Ketertiban.

3.       Pengurusan Kendaraan Perusahaan dan Mobil Pool.

4.       Pengurusan Tenaga Kerja Asing.

5.       Cleaning Service.

6.       Penanganan Limbah.

7.       Housekeeping (5R dan K3).

8.       Receptionist, Operator Telepon, Korespondensi (surat menyurat).

9.       Kantin dan ruang makan.

10.   Alat tulis kantor (ATK).

11.   Insurance Management.

12.   Komunikasi dengan lingkungan eksternal (Rt/Rw, Kawasan Industri, Aparat, Warga, dst.)

Kesemuanya ini mencakup hal-hal teknis yang harus didukung oleh pengetahuan dan pengalaman teknis yang memadai. Selain itu, lingkungan yang menuntut hasil kerja cepat mendorong dibutuhkannya suatu kemampuan manajerial, baik dalam mengatur pekerjaan maupun SDM yang terlibat di dalamnya. Kemampuan berkomunikasi secara efektif juga dibutuhkan dalam berkoordinasi dengan lingkungan sekitar.

Tujuan akhir General Affair Management adalah menjamin terjaga dan terpeliharanya aset perusahaan, serta terjalinnya hubungan yang harmonis dengan lingkungan sekitar sehingga operasional perusahaan berjalan lancar.

Sumber :

General Affair Officer Development Program

General Affair Officer Program

Apa itu Termination Management?

Ada kalanya sebuah bisnis harus kehilangan karyawan karena berbagai faktor. Terlepas dari alasan yang mendasarinya, proses pemutusan hubungan kerja (PHK) haruslah dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Konsep ini disebut Termination Management atau Manajemen Terminasi.

Secara definisi, Termination Management adalah pengelolaan pengakhiran hubungan kerja antara pekerja dengan perusahaan berdasarkan ketentuan yang terdapat di dalam UU no. 13 Tahun 2003 dan Peraturan Perusahaan.

Di dalam UU no. 13 Tahun 2003, terdapat semua aturan tentang PHK dan sejenisnya, diantaranya adalah :

1.       Berakhir Kontrak Kerja, diatur pada pasal 62 UU 13 / 2003.

2.       Pelanggaran Peraturan Perusahaan, diatur pada pasal 161 UU 13 / 2003.

3.       Mengundurkan Diri, diatur pada pasal 162 UU 13 / 2003.

4.       Mangkir Kerja, diatur pada pasal 168 UU 13 / 2003.

5.       Sakit Berkepanjangan, diatur pada pasal 172 UU 13 / 2003.

Tujuan akhir Termination Management adalah menjamin proses terminasi terlaksana dengan cara sebaik-baiknya sesuai ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

Sumber :

Astra Human Resource Management (AHRM) System

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

Human Resource Officer Development Program (HRODP)

Apa itu Industrial Relation?

Dalam menjalankan sebuah bisnis, suasana yang nyaman, kondusif dan positif sangatlah penting demi kelangsungan usaha itu sendiri. Maka itu, disusunlah sebuah konsep dan proses untuk menjamin ini semua yang disebut dengan Industrial Relation atau Hubungan Industrial.

Berdasarkan UU no. 13 Tahun 2003, Industrial Relation adalah suatu sistem hubungan antara pekerja, pengusaha dan pemerintah untuk membentuk hubungan ketenagakerjaan yang harmonis sesuai nilai Pancasila dan UUD 1945. Bentuknya adalah sebuah hubungan antara Pengusaha, Pekerja, dan Pemerintah disebut Tripartit Sistem.

Adapun dasar hukum bagi Industrial Relation adalah :

1.       UU no. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

2.       UU no. 21 Tahun 2000 tentang Serikat Pekerja / Serikat Buruh.

3.       UU no. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

Siklus hubungan antara Pekerja dengan Pengusaha adalah sbb :

 Tujuan akhir Industrial Relation adalah menjamin ketenangan bekerja dan kelangsungan berusaha melalui sebuah hubungan timbal balik antara Pekerja, Pengusaha dan Pemerintah yang harmonis.

Sumber :

Astra Human Resource Management (AHRM) System

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

Human Resource Officer Development Program (HRODP)

Apa itu Reward Management?

Ketika seorang karyawan sudah diberikan tugas yang menantang sesuai posisinya, maka selanjutnya mereka harus diberikan sebuah imbalan / balas jasa yang memadai. Proses penyusunan dan pemberian ini masuk ke dalam Reward Management atau Sistem Balas Jasa.

Secara definisi, Reward Management adalah proses pemberian balas jasa untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas.

Pada umumnya, bentuk reward terbagi 3, yaitu :

1.       Kompensasi.

Terbagi menjadi 2 :

a.        Financial (Direct : Gaji, bonus, komisi. Indirect : Liburan, Asuransi, Perawatan Anak, dst)

b.       Non Financial (Penghargaan, Pengembangan Pribadi)

2.       Benefit.

Bentuknya dapat berupa : Skema Pensiun, COP (mobil), MOP (motor), LOP (laptop), HOP (rumah), dst.

3.       Welfare.

Bentuknya dapat berupa : Coaching & Counseling, Kegiatan Olahraga, Kegiatan Sosial.

Di dalam dunia Compensation & Benefit (C&B), kita mengenal istilah 3 P, yaitu :

1.       Pay for Position

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan Job Value dengan mempertimbangkan Internal Equitability (adil di dalam perusahaan) dan External Competitiveness (kompetitif dibandingkan perusahaan lain yang sejenis).

Contoh : Gaji Manager vs Gaji Supervisor.

2.       Pay for Person

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan peningkatan kompetensi dan Human Asset Value (HAV).

Contoh : Gaji matrik skill 25% vs matrik skill 75%.

3.       Pay for Performance

Seseorang diberikan balas jasa berdasarkan kinerjanya.

Contoh : Gaji menyelesaikan target 50% vs target 75%.

Tujuan akhir Reward Management adalah membuat dan melaksanakan sistem balas jasa yang menarik bagi kandidat pelamar kerja, memotivasi dan mempertahankan karyawan produktif.

Sumber :

Astra Human Resource Management (AHRM) System

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra

Human Resource Officer Development Program (HRODP)

Apa itu Performance Management?

Tugas atasan dan bagian HR selanjutnya, setelah menjadikan karyawan siap bekerja & kompeten adalah memberinya tugas dan tanggung jawab sesuai posisi kerjanya. Bagian ini disebut Performance Management atau Manajemen Kinerja.

Secara definisi, Performance Management adalah suatu pendekatan sistematik untuk meningkatkan kinerja individu atau tim dalam mencapai tujuan / target organisasi (Hendry, Bradley and Perkins, 1997).

Definisi ini menyinggung 3 hal penting, yaitu :

1.       Sistematis.

Pengaturan kinerja organisasi, baik secara individu maupun tim merupakan sebuah sistem yang terpadu dengan sistem lainnya, bukan sebuah aktivitas yang terlepas satu sama lain. 

2.       Individu / tim.

Target / tujuan organisasi harus diturunkan dan dibagi menjadi beberapa tugas kecil per posisi yang tentunya harus mendukung satu sama lain. Maka dari itu, hubungan sebab-akibatnya harus terjaga.

3.       Tujuan / target organisasi.

Hanya ada 2 tujuan sebuah organisasi / perusahaan, yaitu Profit (Keuntungan) dan Growth (Pertumbuhan). Semua hal yang dikerjakan oleh karyawan haruslah mendukung pencapaian kedua hal ini, bila tidak, maka perlu ditinjau ulang dan direvisi.

Praktek pendekatan manajemen kinerja di dunia usaha dan industri sangat beragam, tapi bila ditarik benang merahnya dapat terbagi menjadi 4, yaitu :

1.       Fase Plan : Performance Planning

Membuat rencana kerja yang diselaraskan dengan Sasaran Strategis, Key Performance Indicator (KPI), Standar / Target, Aktivitas perusahaan secara SMART (Spesific, Measurable, Achiveable, Realistic, Time-Oriented). Sifatnya adalah Top Down, artinya CEO / President Director harus membuat target perencanaannya dulu, barulah diturunkan sampai ke level terendah.

2.       Fase Do : On Going Feedback & Informal Coaching

Melaksanakan rencana kerja dan melakukan pengawasan. Hal penting yang perlu dilakukan adalah memberikan umpan balik (feedback) terhadap karyawan dari atasan yang bersangkutan untuk kembali meluruskan apa yang mungkin tidak sesuai dengan rencana awal. Selain itu, umpan balik sangat penting untuk memberikan motivasi dan me-recharge energi yang mungkin mulai habis.

3.       Fase Check : Performance Appraisal & Development Planning

Mengevaluasi pencapaian kinerja dibandingkan dengan target / rencana kerja. Terlibat pada proses ini adalah Atasan, HRD, dan Top Management, serta karyawan yang bersangkutan.

4.       Fase Action : On Going Feedback & Informal Coaching

Memberikan penghargaan kepada karyawan atas kinerjanya dan memberikannya catatan pengembangan untuk perbaikan kualitas kerjanya di masa depan.

Tujuan akhir Performance Management adalah mendapatkan kinerja terbaik karyawan dan organisasi untuk mencapai Profit dan Pertumbuhan sambil mengembangkan kompetensi karyawan dalam menghadapi tugas-tugas menantang.

Sumber :

Astra Human Resource Management (AHRM) System

Materi Psikologi Industri & Organisasi, Politeknik Manufaktur (POLMAN) Astra