Ada kalanya kita ingin memberikan apresiasi kepada orang lain ketika dia memang melakukan sesuatu yang positif.. Tapi ada juga momen dimana kita mau memberikan kritik kepadanya.. Kegiatan ini yang biasa disebut sebagai memberikan feedback atau umpan balik.
Bila diterjemahkan secara bebas, feedback (umpan balik) adalah sebuah informasi yang disampaikan kepada orang lain / pihak lain terkait produk, jasa, atau aktivitas dengan tujuan untuk dipertahankan atau diperbaiki.
Feedback secara umum ada 2 jenis, yaitu:
- Positive Feedback.
Adalah sebuah feedback dimana pemberi feedback ingin menyampaikan apresiasi atau pujian kepada penerima feedback. Tujuannya adalah untuk mempertahankan perilaku yang diharapkan tersebut. - Developmental Feedback.
Adalah sebuah feedback dimana pemberi feedback ingin menyampaikan kritik atau koreksi kepada penerima feedback.Tujuannya adalah untuk memperbaiki perilaku tersebut.
Masalah yang sering muncul dalam memberikan feedback adalah sebagai berikut:
- Poin yang disampaikan tidak jelas, tersamar.
- Tidak dijelaskan waktu atau situasi pada saat kejadian.
- Penerima feedback merasa tidak relevan dengan isi yang disampaikan.
- Pemberi feedback kurang sistematis dalam menyampaikan feedback.
SBI Model
SBI Model adalah sebuah pendekatan yang disusun oleh Center for Creative Leadership (CCL) yang mencakup 3 komponen utama, yaitu Situation, Behavior, dan Impact. Metode ini dapat digunakan baik untuk positive maupun developmental feedback.
Mari kita lihat satu per satu.
Situation (Situasi)
Dalam menyampaikan feedback, sangat penting kita menjelaskan waktu dan tempat terjadinya kejadian. Hal-hal seperti waktu, tanggal, lokasi dan informasi lainnya yang secara spesifik mengacu kepada kejadian yang mau kita jadikan poin utama, akan menjadikan feedback lebih kredibel. Ini akan menjadi bukti kuat bahwa kita sendiri yang mengalami kejadian tersebut, bukan atas observasi orang lain.
Contoh situation: Pada waktu meeting tanggal 24 bulan Juli lalu, dimana kamu memberikan presentasi di depan para sales manager...
Behavior (Perilaku)
Setelah menyampaikan situation, sekarang sampaikan perilaku yang kita observasi pada saat itu. Usahakan untuk selalu spesifik dalam menyampaikannya.
Contoh behavior: ...saya lihat kamu menyampaikan data penjualan semester pertama yang kurang tepat. Ditambah lagi kamu tidak membawa data pendukung yang biasanya akan ditanya oleh para sales manager itu....
Impact (Dampak)
Bagian terakhir ini sering kali terlupakan oleh pemberi feedback. Padahal ini adalah bagian yang "ditunggu" penerima feedback dimana ini merupakan alasan kenapa perilaku yang dilakukan penerima feedback menjadi sangat penting. Tanpa penjelasan dampak, maka kekuatan feedback akan berkurang, bahkan bisa menjadi tidak dianggap sama sekali.
Contoh dampak: .....Akibat dari presentasi saat itu, Sales Director datang ke ruangan saya untuk menyampaikan keluhan. Dia merasa kinerja para sales manager tidak dihargai karena data penjualan yang harusnya positif menjadi negatif dan ini menurunkan semangat mereka.
Contoh penggunaan SBI untuk Positive Feedback:
Kemarin siang ketika kamu menawarkan diri untuk membantu tim (S) dengan cara mengumpulkan data dari berbagai sumber, dimana hal tersebut bukan menjadi tugas utamamu (B), saya melihat bahwa semua anggota tim merasa terbantu atas inisiatif yang kamu lakukan. Dan akhirnya project ini dapat selesai tepat waktu sehingga sangat meningkatkan semangat tim dan tentunya kredibilitas tim kerja kita semua (I).
5 Prinsip Dasar Feedback
Setelah kita tahu cara menggunakan SBI Model, ada hal penting lainnya yang perlu diketahui, yaitu prinsip dasar dalam memberikan feedback.
- Asking for Permission.
Selalu meminta izin sebelum memberikan feedback, termasuk ke bawahan sendiri. Ini penting untuk mempersiapkan mental penerima feedback sebelum mendengar feedback itu sendiri. - Public vs Private.
Secara umum feedback perlu dilakukan secara 4 mata (berdua saja). Ini penting untuk menjaga harga diri dan kerahasiaan penerima feedback. - Timely.
Feedback perlu diberikan segera, kalau perlu 1 x 24 jam setelah kejadian. Ini penting agar ingatan penerima dan pemberi feedback masih segar. - Specific.
Berikan contoh yang spesifik. Untuk metode, salah satunya gunakan SBI Model. - Balanced.
Bila memungkinkan, selipkan positive feedback di antara developmental feedback, atau selipkan developmental feedback di antara positive feedback.
Itu sekilas mengenai feedback atau umpan balik. Memberikan feedback perlu latihan yang terus menerus agar menjadi kebiasaan yang positif, baik di lingkungan personal maupun professional.
Selamat mencoba!
Referensi:
Diolah dari berbagai sumber.
