Apa itu SBI Model?

Di dalam organisasi atau dalam berhubungan dengan orang lain, kita tidak terlepas dari dua hal, yaitu kecocokan dan ketidaksesuaian terhadapa orang lain. Orang lain ini bisa jadi tim kerja kita, kawan, vendor, pasangan hidup, orang tua, anak, dan lain sebagainya.

Ada kalanya kita ingin memberikan apresiasi kepada orang lain ketika dia memang melakukan sesuatu yang positif.. Tapi ada juga momen dimana kita mau memberikan kritik kepadanya.. Kegiatan ini yang biasa disebut sebagai memberikan feedback atau umpan balik.

Bila diterjemahkan secara bebas, feedback (umpan balik) adalah sebuah informasi yang disampaikan kepada orang lain / pihak lain terkait produk, jasa, atau aktivitas dengan tujuan untuk dipertahankan atau diperbaiki.

Feedback secara umum ada 2 jenis, yaitu:

1. Positive Feedback.
   Adalah sebuah feedback dimana pemberi feedback ingin menyampaikan apresiasi atau pujian kepada penerima feedback. Tujuannya adalah untuk mempertahankan perilaku yang diharapkan tersebut.  
2. Developmental Feedback.
   Adalah sebuah feedback dimana pemberi feedback ingin menyampaikan kritik atau koreksi kepada penerima feedback.Tujuannya adalah untuk memperbaiki perilaku tersebut.

Masalah yang sering muncul dalam memberikan feedback adalah sebagai berikut:

• Poin yang disampaikan tidak jelas, tersamar.
• Tidak dijelaskan waktu atau situasi pada saat kejadian.
• Penerima feedback merasa tidak relevan dengan isi yang disampaikan.
• Pemberi feedback kurang sistematis dalam menyampaikan feedback.

Untuk mengatasi masalah umum di atas, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan dalam memberikan feedback. Di antara yang paling sering dan mudah digunakan adalah SBI Model. 

SBI Model

SBI Model adalah sebuah pendekatan yang disusun oleh Center for Creative Leadership (CCL) yang mencakup 3 komponen utama, yaitu Situation, Behavior, dan Impact. Metode ini dapat digunakan baik untuk positive maupun developmental feedback.

Mari kita lihat satu per satu.

Situation (Situasi)

Dalam menyampaikan feedback, sangat penting kita menjelaskan waktu dan tempat terjadinya kejadian. Hal-hal seperti waktu, tanggal, lokasi dan informasi lainnya yang secara spesifik mengacu kepada kejadian yang mau kita jadikan poin utama, akan menjadikan feedback lebih kredibel. Ini akan menjadi bukti kuat bahwa kita sendiri yang mengalami kejadian tersebut, bukan atas observasi orang lain.

Contoh situation: Pada waktu meeting tanggal 24 bulan Juli lalu, dimana kamu memberikan presentasi di depan para sales manager... 

Behavior (Perilaku)

Setelah menyampaikan situation, sekarang sampaikan perilaku yang kita observasi pada saat itu. Usahakan untuk selalu spesifik dalam menyampaikannya.

Contoh behavior: ...saya lihat kamu menyampaikan data penjualan semester pertama yang kurang tepat. Ditambah lagi kamu tidak membawa data pendukung yang biasanya akan ditanya oleh para sales manager itu....

Impact (Dampak)

Bagian terakhir ini sering kali terlupakan oleh pemberi feedback. Padahal ini adalah bagian yang "ditunggu" penerima feedback dimana ini merupakan alasan kenapa perilaku yang dilakukan penerima feedback menjadi sangat penting. Tanpa penjelasan dampak, maka kekuatan feedback akan berkurang, bahkan bisa menjadi tidak dianggap sama sekali.

Contoh dampak: .....Akibat dari presentasi saat itu, Sales Director datang ke ruangan saya untuk menyampaikan keluhan. Dia merasa kinerja para sales manager tidak dihargai karena data penjualan yang harusnya positif menjadi negatif dan ini menurunkan semangat mereka.

Contoh penggunaan SBI untuk Positive Feedback:

Kemarin siang ketika kamu menawarkan diri untuk membantu tim (S) dengan cara mengumpulkan data dari berbagai sumber, dimana hal tersebut bukan menjadi tugas utamamu (B), saya melihat bahwa semua anggota tim merasa terbantu atas inisiatif yang kamu lakukan. Dan akhirnya project ini dapat selesai tepat waktu sehingga sangat meningkatkan semangat tim dan tentunya kredibilitas tim kerja kita semua (I).  

5 Prinsip Dasar Feedback

Setelah kita tahu cara menggunakan SBI Model, ada hal penting lainnya yang perlu diketahui, yaitu prinsip dasar dalam memberikan feedback.

1. Asking for Permission.
   Selalu meminta izin sebelum memberikan feedback, termasuk ke bawahan sendiri. Ini penting untuk mempersiapkan mental penerima feedback sebelum mendengar feedback itu sendiri.
2. Public vs Private.
   Secara umum feedback perlu dilakukan secara 4 mata (berdua saja). Ini penting untuk menjaga harga diri dan kerahasiaan penerima feedback.
3. Timely.
   Feedback perlu diberikan segera, kalau perlu 1 x 24 jam setelah kejadian. Ini penting agar ingatan penerima dan pemberi feedback masih segar.
4. Specific.
   Berikan contoh yang spesifik. Untuk metode, salah satunya gunakan SBI Model.
5. Balanced.
   Bila memungkinkan, selipkan positive feedback di antara developmental feedback, atau selipkan developmental feedback di antara positive feedback.

Itu sekilas mengenai feedback atau umpan balik. Memberikan feedback perlu latihan yang terus menerus agar menjadi kebiasaan yang positif, baik di lingkungan personal maupun professional.

Selamat mencoba!

Referensi:

https://www.mindtools.com/blog/corporate/wp-content/uploads/sites/2/2014/05/SBI-Feedback-Tool.pdf

Diolah dari berbagai sumber.

Apa itu GROW Model?

Bagi profesional yang berkecimpung di dunia kerja, terlebih di lingkungan Sumber Daya Manusia (SDM), istilah ini suda semestinya menjadi hal yang patut diketahui.

Terkait dengan metode pengembangan SDM, baik itu Coaching atau Mentoring, GROW kerap kali digunakan sebagai pendekatan untuk menjalankan aktivitas pengembangan ini.

Dikembangkan pertama kali oleh Sir John Whitmore pada tahun 1980 melalui bukunya Coaching for Performance, metode ini menjadi salah satu yang paling sering digunakan sampai dengan saat ini. Walaupun beberapa orang lain juga diketahui mengembangkan metode ini, seperti Alan Fine, Graham Alexander, tapi Sir John Whitmore tercatat sebagai pelopornya.

Lalu, apa itu GROW model? 

Mari kita bahas secara singkat.

GROW merupakan singkatan dari 4 hal, yaitu:

- Goal (Apa Tujuannya)

 
- Reality (Seperti Apa Realitas / Keadaan Saat Ini)

- Options / Obstacles (Apa Saja Pilihan Yang Ada / Apa Saja Kendala Yang Ada)

- Will (Bagaimana Langkah Selanjutnya)

GROW dapat dilihat sebagai sebuah perjalanan. Dimulai dari mau kemana kita pergi (Goal), ada dimana kita sekarang (Reality), pilihan apa saja yang ada / kendala apa saja yang akan ditemui untuk menuju kesana (Options / Obstacles), dan seperti apa rencana yang dimiliki dan bagaimana komitmen menjalankannya (Will).

Untuk siapa GROW model akan bermanfaat?

Baik sang Coach / Mentor dan Coachee / Mentee akan mendapatkan manfaat jika menggunakan pendekatan ini. Mulai dari pendekatan logis dan sistematis yang mempermudah pemahaman, sampai dengan Coachee / Mentee yang akan merasa puas dengan proses dan hasilnya. 

Demikian sekilas mengenai GROW model.

Referensi:

https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_89.htm 

Disarikan dari berbagai sumber

Apa itu Mentoring?

Terkait dengan people development yang pernah dijelaskan sebelumnya, ada sebuah konsep lagi yang disebut dengan Mentoring. Beragam definisi menyertai mentoring, dimana secara umum adalah sebuah hubungan yang terjalin antara seseorang yang lebih menguasai atau berpengalaman di sebuah bidang dengan seseorang yang relatif baru atau kurang pengalaman tentang bidang tersebut.

Beberapa tujuan utama mentoring adalah :
1. Mengembangkan kemampuan karyawan, baik yang bersifat leadership, soft skill, dan teknikal skill.
2. Mentransformasi kompetensi model yang sudah distandarkan.
3. Menjalin hubungan sesama karyawan Senior dan Junior.
4. Mendorong terjadinya perasaan saling menghargai dan menghormati antara sesama karyawan lintas departemen dan generasi.
5. Meningkatkan employee engagement.
6. Memberikan motivasi dan inspirasi.

Syarat utama sebelum menjalankan Mentoring adalah adanya Rencana Pengembangan Individu, atau biasa disebut Individual Development Plan (IDP). Kenapa? Karena mentoring ini ada sebagai follow up dari rencana yang sudah ditetapkan, tidak berdiri sendiri agar memiliki makna dan output yang sejalan.

Dalam melaksakan mentoring, ada sejumlah kelengkapan yang harus dipersiapkan :
1. Ada aturan main yang berlaku umum.
2. Ada persyaratan menjadi mentor.
3. Ada pembagian tugas, jadwal, frekuensi, antara komite, dalam hal ini Human Resource, mentor dan mentee yang bersangkutan, beserta atasan masing-masing.
4. Ada rencana isi pertemuan yang disetujui.
5. Ada log book (buku komunikasi) yang harus diisi antara kedua belah pihak.
6. Ada pengukuran keberhasilan yang tercantum di dalam KPI (bisa jumlah pertemuan, jumlah konseling, dan lainnya).

Pada akhirnya, keberhasilan program ini akan sangat tergantung kepada komitmen antara Mentor dengan Mentee, terutama dalam hal penyediaan waktu dan sarana komunikasinya.

Referensi :
http://en.wikipedia.org/wiki/Mentorship
BII